Datenschutzrichtlinie

Die FroXx GmbH Datenschutzbestimmungen gültig ab 01.01.2021 

  

Bitte beachten Sie auch unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die für alle Bestellungen/Reservierungen/Anfragen an die FroXx GmbH gelten. 

 

Die FroXx GmbH verpflichtet sich, den Schutz Ihrer Privatsphäre zu gewährleisten. Diese Datenschutzrichtlinie beschreibt, wie wir die persönlichen Daten verwenden, die wir von Ihnen sammeln oder die Sie uns zur Verfügung stellen, wenn Sie: 

- unsere Website (die "Website") besuchen; 

- die von uns bereitgestellten Dienste (zusammen die "Dienste") nutzen;  

- Softwareprodukte (zusammen die "Software") nutzen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen; oder 

- mit uns kommunizieren. 

FroXx GmbH wird als Data Controller innerhalb unserer Beziehung handeln. 

  

1. Informationen, die wir sammeln 

1. 1. Informationen, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen 

Wir sammeln persönliche Informationen von Ihnen: 

- durch die Verwendung von Formularen, die sich auf Papier oder auf unserer Website befinden können, z. B. wenn Sie einen Kauf tätigen, eine von uns bereitgestellte Software herunterladen, eine oder mehrere von uns bereitgestellte Dienstleistungen nutzen oder einen Kurs beginnen, sich für den Erhalt unserer Newsletter anmelden oder sich für Informationen registrieren; 

- wenn Sie einen Kauf (einschließlich der Buchung von Veranstaltungen oder Schulungen) auf unserer Website tätigen und uns Informationen über besondere Anforderungen, wie z. B. Diätvorschriften, zur Verfügung stellen; und 

- wenn Sie sich entschließen, uns Informationen zur Verfügung zu stellen, wenn Sie unsere Website nutzen oder auf unsere Dienste zugreifen; 

- wenn Sie aus irgendeinem Grund mit uns kommunizieren, einschließlich per E-Mail, Post, LiveChat oder Telefon, und wenn Sie unsere Dienste nutzen. 

- Wenn Sie Marketing-Informationen über verwandte Produkte und Dienstleistungen von uns anfordern (siehe auch den separaten Abschnitt Marketing-Erlaubnisse unten). 

- Wenn Sie ein Bucher sind (eine Person, die ein Produkt oder eine Dienstleistung im Namen von sich selbst und/oder anderen bucht), bestätigen Sie, dass Sie die Erlaubnis für die Person/en erhalten haben, an die das Produkt  

oder Dienstleistung zur Verfügung gestellt werden, Informationen, die zum Zweck der Bereitstellung der von Ihnen angeforderten Produkte oder Dienstleistungen in deren Namen bereitgestellt, verwendet und gespeichert werden. Dies umfasst alle persönlichen und sensiblen Daten, die für die Bereitstellung des angeforderten Produkts oder Dienstes erforderlich sind. 

- Während der Nutzung unserer Dienste oder Software und nach der Nutzung unserer Dienste oder Software können wir Ihr Feedback zu Ihrer Benutzererfahrung erfassen, um anderen bei der Bewertung der angebotenen Dienste und Software zu helfen. 

Einige der von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten können sensible personenbezogene Daten enthalten, wie z. B. gesundheitsbezogene Daten, um sicherzustellen, dass wir die erforderliche Sorgfaltspflicht erfüllen können, oder Informationen über Ihre Rasse oder ethnische Zugehörigkeit, die wir für gesetzliche Registrierungs-/Berichtszwecke benötigen.  

  

1. 2. Informationen, die wir automatisch sammeln 

Wenn Sie unsere Website besuchen, können wir bestimmte Informationen automatisch von Ihrem Gerät erfassen.  

Die Informationen, die wir automatisch sammeln, können Informationen wie Ihre IP-Adresse, den Gerätetyp, eindeutige Geräteidentifikationsnummern, den Browsertyp, den allgemeinen geografischen Standort (z. B. Land oder Stadt) und andere technische Informationen umfassen.  Wir können auch Informationen darüber sammeln, wie Ihr Gerät mit unserer Website interagiert hat, einschließlich der aufgerufenen Seiten und angeklickten Links.  

Das Sammeln dieser Informationen ermöglicht es uns, besser zu verstehen, welche Besucher auf unsere Website kommen, woher sie kommen und welche Inhalte auf unserer Website für sie von Interesse sind.  Wir verwenden diese Informationen für unsere internen Analysezwecke und um die Qualität und Relevanz unserer Website für unsere Besucher zu verbessern. 

Einige dieser Informationen können mit Hilfe von Cookies und ähnlichen Tracking-Technologien gesammelt werden, wie unter der Überschrift "Cookies" weiter unten erklärt wird. 

  

1. 3. Informationen, die wir aus Drittquellen erhalten 

- Wir erhalten unter Umständen personenbezogene Daten über Sie aus Drittquellen (z. B. von Ihrem Arbeitgeber oder einer Empfehlung eines Freundes), jedoch nur, wenn wir davon ausgehen, dass diese Dritten entweder Ihre Zustimmung haben oder anderweitig rechtlich befugt oder verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten an uns weiterzugeben. Wir erheben von diesen Dritten nur das Minimum an Informationen, das erforderlich ist, damit wir die angeforderte Dienstleistung erbringen oder eine von Ihnen an uns gesendete Buchung bearbeiten können (z. B. Ihren Ausbildungs- oder Beschäftigungsverlauf). Wir verwenden die Informationen, die wir von diesen Dritten erhalten, nur wie in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben. 

- Wenn es sich bei den Dienstleistungen um zertifizierte Schulungen handelt, willigt der Kunde ein, der FroXx GmbH vollen Zugang zu den Prüfungsergebnissen zu gewähren, die sich aus seinen Buchungen ergeben.  Diese Informationen werden in Übereinstimmung mit den Anforderungen der einschlägigen Datenschutzgesetze verwendet.  Die Daten werden nur  

verwendet werden, um die Effektivität von Schulungen zu bewerten und um die FroXx GmbH bei der Beratung ihrer Kunden zu unterstützen. 

- Die FroXxx GmbH behält sich das Recht vor, den finanziellen Status jeder Organisation oder Einzelperson, die eine Buchung vornimmt oder im Begriff ist, eine Buchung vorzunehmen, über eine dritte Kreditauskunftei zu bewerten und behält sich auch das Recht vor, eine Zahlung vor der Bestätigung einer Buchung zu verlangen und wird diese Information in Ihrem Datensatz speichern.    

2. Verwendung Ihrer Informationen 

Die Informationen, die wir in Bezug auf Sie sammeln und speichern, werden in erster Linie dazu verwendet, um Ihnen unsere Dienstleistungen zur Verfügung stellen zu können. Darüber hinaus können wir die Informationen für die folgenden Zwecke verwenden: 

- um Ihnen Informationen oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns anfordern; 

- je nach Ihrer gesonderten Auswahl von Marketing-Erlaubnissen können wir Ihnen Informationen über verwandte Neuigkeiten, Produkte und Dienstleistungen und sorgfältig ausgewählte Dritte senden (siehe Abschnitt Marketing-Erlaubnisse). 

- um unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber zu erfüllen; 

- um Ihre Nutzung der Website zu personalisieren, Sie bei der Nutzung der Website zu unterstützen und die Website und die von uns angebotenen Dienstleistungen allgemein zu verbessern. 

- um Trends, Nutzung und Aktivitäten in Verbindung mit unseren Websites/Diensten zu überwachen und zu analysieren; und falls erforderlich, um Verbrechen zu verhindern oder aufzudecken. 

Wenn Sie unseren Kundenservice anrufen, können wir Telefongespräche zu Schulungs-, Kundendienst- und Qualitätssicherungszwecken sowie zur Aufdeckung oder Verhinderung von Straftaten überwachen oder aufzeichnen. Diese Aufzeichnungen werden für maximal 30 Tage aufbewahrt. Sie haben die Möglichkeit dies abzulehnen, wenn Sie nicht möchten, dass das Telefongespräch mit unserem Kundendienstmitarbeiter aufgezeichnet wird. 

Im Allgemeinen verwenden wir alle von Ihnen erfassten Daten nur für die in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Zwecke oder für Zwecke, die wir Ihnen zum Zeitpunkt der Erfassung dieser Daten erklären.  Wir können Ihre personenbezogenen Daten jedoch auch für andere Zwecke verwenden, die nicht mit den Zwecken, die wir Ihnen mitgeteilt haben, unvereinbar sind (z. B. für statistische Zwecke), wenn und soweit dies nach den geltenden Datenschutzgesetzen zulässig ist. 

Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre Daten für irgendwelche Marketingzwecke verwenden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zustimmung dazu zu verweigern, wenn Sie uns Ihre Daten zur Verfügung stellen. 

Die Zustimmung kann widerrufen werden, indem Sie uns über die unten angegebenen Kontaktdaten kontaktieren   

 

3. Speicherung und Aufbewahrung Ihrer persönlichen Daten 

- Die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, werden auf sicheren Servern gespeichert. Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben und verarbeiten, zu schützen.  Die von uns eingesetzten Maßnahmen sind so konzipiert, dass sie ein Sicherheitsniveau bieten, das dem Risiko der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten angemessen ist. 

- Bitte beachten Sie, dass die Übertragung von Informationen über das Internet (einschließlich E-Mail) nicht vollständig sicher ist. Obwohl wir uns bemühen, die uns von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zu schützen, können wir die Sicherheit von Daten, die uns elektronisch übermittelt werden, nicht garantieren, und die Übermittlung solcher Daten erfolgt daher ausschließlich auf Ihr eigenes Risiko. Wir speichern personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erheben, wenn wir ein laufendes legitimes geschäftliches Bedürfnis dazu haben (z. B. um Ihnen eine von Ihnen angeforderte Dienstleistung zu erbringen oder um geltende gesetzliche, steuerliche oder buchhalterische Anforderungen zu erfüllen).  

Wenn wir keine laufende legitime geschäftliche oder gesetzliche Notwendigkeit haben, Ihre persönlichen Daten zu verarbeiten, werden wir sie entweder löschen oder anonymisieren. 

 

4. Offenlegung Ihrer Informationen 

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an jedes Unternehmen innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeben. Dies schließt gegebenenfalls unsere Holdinggesellschaft und ihre Tochtergesellschaften ein. Dies geschieht nur bei Vorliegen rechtmäßiger Grundlagen. 

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch, soweit erforderlich, weitergeben an 

- Drittanbietern und Partnern, die Datenverarbeitungsdienste für uns erbringen (z. B. zur Unterstützung der Bereitstellung von Diensten) oder die anderweitig personenbezogene Daten für Zwecke verarbeiten, die in dieser Datenschutzrichtlinie beschrieben sind; 

- Anbieter von technischen Dienstleistungen für uns bei der Bereitstellung unserer Website und anderer technischer Systeme innerhalb der FroXx GmbH; 

- Ihr Arbeitgeber (oder Booker), wo dies erforderlich ist, wenn Ihr Arbeitgeber (oder Booker) die Buchung in Ihrem Namen vorgenommen hat; 

- staatliche Stellen, sofern dies für das von Ihnen gewählte Programm oder den von Ihnen gewählten Ausbildungsweg erforderlich ist; 

- Partner, mit denen wir zusammenarbeiten, um Dienstleistungen zu erbringen (z. B. Kursanbieter, Prüfungsgremien und Schulungspartner), sofern dies zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist 

- Dritte im Zusammenhang mit oder während der Verhandlungen über eine Fusion, den Verkauf von Unternehmensvermögen, eine Finanzierung oder die Übernahme unseres gesamten oder eines Teils unseres Unternehmens durch ein anderes Unternehmen; - jede Strafverfolgungsbehörde, jedes Gericht, jede Aufsichtsbehörde, jede Regierungsbehörde oder jeden anderen Dritten, wenn wir glauben, dass dies notwendig ist, um einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung nachzukommen (wobei wir Sie möglicherweise nicht informieren können, um eine Untersuchung oder ein anderes Verfahren nicht zu gefährden) oder um unsere Rechte oder die Rechte eines Dritten zu schützen; und an 

- jede andere Person mit Ihrer ausdrücklichen (gesondert eingeholten) Zustimmung zur Weitergabe 

- wenn Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis (gesondert eingeholt) geben, können wir Ihre Kontaktdaten an Dritte weitergeben, die Ihnen dann gelegentlich Mitteilungen über Informationen, Angebote und Dienstleistungen, die für Sie von Interesse sein könnten, zusenden können.  

- unter bestimmten Umständen müssen wir Informationen, die als sensible Daten gelten, weitergeben, damit Dritte Ihnen das angeforderte Produkt oder die angeforderte Dienstleistung zur Verfügung stellen können. 

- mit Ihrer (gesondert eingeholten) Erlaubnis können wir Ihr Feedback zu Ihren Dienstleistungen oder Trainingserfahrungen weitergeben, um anderen zu helfen, die Dienstleistungen oder Trainings auf der FroXx GmbH Website zu bewerten. Wir werden niemals Ihren vollständigen Namen oder andere persönliche Daten auf der Website angeben. 

Auf Anfrage teilen wir Ihnen mit, an wen die Informationen weitergegeben wurden und warum, indem Sie sich mit uns über die unten angegebenen Kontaktdaten in Verbindung setzen   

 

5. Links zu Drittanbietern 

Auf unseren Websites oder in der von uns zur Verfügung gestellten Dokumentation finden Sie möglicherweise Links zu Websites Dritter. 

Wenn Sie über die bereitgestellten Links auf andere Websites zugreifen, können die Betreiber dieser Websites Informationen von Ihnen erfassen, die von ihnen in Übereinstimmung mit ihren eigenen Datenschutzrichtlinien verwendet werden, die Sie überprüfen sollten. 

Wir übernehmen keinerlei Verantwortung oder Haftung für deren Richtlinien, da wir keine Kontrolle über sie haben. 

 

6. Soziale Netzwerke 

Die Website kann Ihnen die Möglichkeit bieten, Informationen über uns (oder die Website oder unsere Dienste) mit Hilfe von Social-Networking-Funktionen von Drittanbietern zu teilen oder zu verfolgen (z. B. durch Schaltflächen zum Teilen", Gefällt mir" oder Folgen"). 

Wir bieten diese Funktionalität an, um bei den Mitgliedern Ihrer sozialen Netzwerke Interesse an uns, der Website und unseren Diensten und unserer Software zu wecken und um Ihnen zu ermöglichen, Meinungen, Neuigkeiten und Empfehlungen über uns mit Ihren Freunden zu teilen und ihnen zu folgen. Sie sollten sich jedoch darüber im Klaren sein, dass das Teilen von persönlichen oder nicht-persönlichen Informationen mit einem sozialen Netzwerk dazu führen kann, dass diese Informationen vom Anbieter des sozialen Netzwerks gesammelt werden oder dazu führen können, dass diese Informationen öffentlich zugänglich gemacht werden, einschließlich durch Internet-Suchmaschinen. 

Bitte beachten Sie, dass wir die Richtlinien oder Praktiken von sozialen Netzwerken Dritter, auf deren Funktionen Sie über die Website zugreifen können, nicht ausüben, unterstützen oder kontrollieren. 

Sie sollten immer die Datenschutzrichtlinien jedes sozialen Netzwerks, über das Sie Informationen austauschen, sorgfältig lesen, um deren spezifische Datenschutz- und Informationsverwendungspraktiken zu verstehen. 

 

7. Internationale Datenübertragungen 

Für einige unserer Dienstleistungen können Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des EWR übertragen und dort verarbeitet werden.  Wir haben jedoch angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzrichtlinie geschützt bleiben, wann immer dies möglich ist. In Bezug auf Länder, für die die Europäische Kommission festgestellt hat, dass sie Datenschutzgesetze haben, die nicht mindestens so schützend sind wie die in der Europäischen Union (und im EWR-Raum), werden wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung bitten.  

Cookies 

Wir verwenden Cookies und ähnliche Tracking-Technologien (zusammenfassend "Cookies"), um persönliche Informationen über Sie zu sammeln und zu verwenden.  Für weitere Informationen über die Arten von Cookies, die wir verwenden, warum wir sie verwenden und wie Sie Cookies kontrollieren können, lesen Sie bitte unsere Cookie-Richtlinie unter www.froxx-industries.com/cookie-policy.html.  

 

8. Rechtsgrundlage 

Unsere Rechtsgrundlage für die Erfassung und Verwendung personenbezogener Daten hängt von den erfassten personenbezogenen Daten und dem spezifischen Kontext ab, in dem wir sie erfassen. 

Normalerweise werden wir jedoch nur dann personenbezogene Daten von Ihnen erheben: 

- wenn wir die personenbezogenen Daten benötigen, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen (z. B. um Sie für einen Kurs anzumelden oder Ihnen Lernmaterialien zur Verfügung zu stellen); 

- wenn die Verarbeitung auf der Grundlage legitimer Interessen erfolgt und nicht durch Ihre Rechte überlagert wird; oder 

- wenn wir Ihre Einwilligung dazu haben;  

In einigen Fällen können wir auch gesetzlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten von Ihnen zu erheben. 

Wenn wir Sie bitten, personenbezogene Daten bereitzustellen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen oder einen Kontakt mit Ihnen durchzuführen, werden wir dies zum entsprechenden Zeitpunkt deutlich machen und Sie darüber informieren, ob die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten obligatorisch ist oder nicht (sowie über die möglichen Konsequenzen, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen).  

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten unter Berufung auf unsere berechtigten Interessen (oder die eines Dritten) erheben und nutzen, besteht dieses Interesse in der Regel darin, unsere Plattform zu betreiben und mit Ihnen zu kommunizieren, soweit dies erforderlich ist, um Ihnen unsere Dienste zur Verfügung zu stellen, sowie in unserem berechtigten geschäftlichen Interesse, z. B. bei der Beantwortung Ihrer Anfragen, der Verbesserung unserer Plattform, der Durchführung von Marketingmaßnahmen oder zum Zwecke der Aufdeckung oder Verhinderung illegaler Aktivitäten.  Wir können weitere berechtigte Interessen haben und werden Sie gegebenenfalls zu gegebener Zeit über diese berechtigten Interessen aufklären. 

Wenn Sie Fragen zu den Rechtsgrundlagen haben, auf denen wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und nutzen, oder weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte über die unten angegebenen Kontaktdaten an uns.   

 

9. Datenschutzrechte 

 Sie haben die folgenden Datenschutzrechte: 

- Wenn Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, sie korrigieren, aktualisieren oder ihre Löschung verlangen möchten, können Sie dies jederzeit tun, indem Sie uns unter den unten angegebenen Kontaktdaten kontaktieren.  

- Darüber hinaus können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken oder die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Auch hier können Sie diese Rechte ausüben, indem Sie uns unter den unten angegebenen Kontaktdaten kontaktieren. 

- Sie haben das Recht, Marketing- und Telemarketing-Nachrichten, die wir Ihnen senden, jederzeit abzulehnen.  Sie können dieses Recht ausüben, indem Sie sich mit uns über die unten angegebenen Kontaktdaten in Verbindung setzen.  

- Wenn wir Ihre persönlichen Daten mit Ihrer Zustimmung gesammelt und verarbeitet haben, können Sie Ihre Zustimmung jederzeit widerrufen.  Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die wir vor Ihrem Widerruf durchgeführt haben, und auch nicht auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die im Vertrauen auf andere rechtmäßige Verarbeitungsgründe als die Einwilligung durchgeführt wurde. 

- Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.  Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre örtliche Datenschutzbehörde.  

Wir reagieren auf alle Anfragen, die wir von Personen erhalten, die ihre Datenschutzrechte in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen ausüben möchten. 

 

10. Marketing-Erlaubnisse 

Wenn Sie uns eine ausdrückliche (gesondert eingeholte) Erlaubnis dazu erteilen, können wir Ihre Daten für die Bereitstellung von E-Mail-Marketing, Newslettern und anderen Informationen, deren Erhalt Sie zugestimmt haben, speichern und verwenden. 

- Sie können diese Erlaubnis jederzeit widerrufen. Bitte bestätigen Sie den Widerruf Ihrer Einwilligung über die unten angegebenen Kontaktdaten. 

- Sie können jederzeit beantragen, aus unserer Datenbank für Marketingzwecke entfernt zu werden. Bitte bestätigen Sie Ihren Antrag auf Löschung, indem Sie uns eine E-Mail mit den unten angegebenen Kontaktdaten schicken. 

- Die Buchung oder Reservierung einer Dienstleistung oder eines Trainingsprodukts von FroXx GmbH führt nicht automatisch zur Annahme zusätzlicher Marketing-Erlaubnisse, die sowohl explizit als auch separat eingeholt werden müssen.  

- Wir werden niemals an Dritte verkaufen oder diesen erlauben, diese Daten und Ihre Marketing-Erlaubnisse für Marketingzwecke zu verwenden, ohne Ihre ausdrückliche und separat eingeholte Erlaubnis. 

Alle anderen relevanten Bestimmungen dieser Datenschutzrichtlinie gelten für Marketing-Erlaubnisse. 

 

11. Kontaktaufnahme mit uns 

Der Datenverantwortliche für Ihre persönlichen Informationen ist die FroXx GmbH. 

Wir freuen uns über alle Fragen, Kommentare oder Wünsche, die Sie bezüglich dieser Datenschutzrichtlinie haben. Bitte zögern Sie nicht, uns unter info@froxx-industries.com zu kontaktieren.    

 

12. Änderungen der Datenschutzrichtlinie 

Wir können diese Datenschutzrichtlinie von Zeit zu Zeit ändern, indem wir dieses Dokument aktualisieren. Die Online-Version ist unter www.froxx-industries.com/privacy-policy.html verfügbar. 

Sie sollten diese Seite von Zeit zu Zeit überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie mit allen Änderungen einverstanden sind.  

 

13. Informationen zum Unternehmen 

FroXx GmbH ist ein in Deutschland eingetragenes Unternehmen. 

Firmenadresse ist: 

 FroXx GmbH 

Attn: Data Protection Officer 

Wetzlarer Straße 30, 

1st Floor, Office # 3, 

14482 Potsdam, 

Deutschland 

Telefon:  +49(0)331-98 222 507

E-Mail: info@froxx-industries.com  

 

Schedule 1 (Acceptable Use Policy)

1.       Introduction

1.1    This acceptable use policy (the "Policy") sets out the rules governing:

(a)    the use of FroXx Industries Visual Assistance website(s), of which the URL(s) will be provided by Supplier as part of the Set-up Services, any successor website, and the services available on that website or any successor website (the "Services"); and

(b)    the transmission, storage and processing of content by you, or by any person on your behalf, using the Services ("Content").

1.2    References in this Policy to "you" are to any customer for the Services and any individual user of the Services (and "your" should be construed accordingly); and references in this Policy to "us" are to Provider (and "we" and "our" should be construed accordingly).

1.3    By using the Services, you agree to the rules set out in this Policy.

1.4    We will ask for your express agreement to the terms of this Policy before you upload or submit any Content or otherwise use the Services.

2.       General usage rules

2.1    You must not use the Services in any way that causes, or may cause, damage to the Services or impairment of the availability or accessibility of the Services.

2.2    You must not use the Services:

(a)    in any way that is unlawful, illegal, fraudulent, deceptive or harmful; or

(b)    in connection with any unlawful, illegal, fraudulent, deceptive or harmful purpose or activity.

2.3    You must ensure that all Content complies with the provisions of this Policy.

3.       Unlawful Content

3.1    Content must not be illegal or unlawful, must not infringe any person's legal rights, and must not be capable of giving rise to legal action against any person (in each case in any jurisdiction and under any applicable law).

3.2    Content, and the use of Content by us in any manner licensed or otherwise authorised by you, must not:

(a)    be libelous or maliciously false;

(b)    be obscene or indecent;

(c)    infringe any copyright, moral right, database right, trademark right, design right, right in passing off, or other intellectual property right;

(d)    infringe any right of confidence, right of privacy or right under data protection legislation;

(e)    constitute negligent advice or contain any negligent statement;

(f)    constitute an incitement to commit a crime, instructions for the commission of a crime or the promotion of criminal activity;

(g)    be in contempt of any court, or in breach of any court order;

(h)    constitute a breach of racial or religious hatred or discrimination legislation;

(i)     be blasphemous;

(j)     constitute a breach of official secrets legislation; or

(k)    constitute a breach of any contractual obligation owed to any person.

3.3    You must ensure that Content is not and has never been the subject of any threatened or actual legal proceedings or other similar complaint.

4.       Graphic material

4.1    Content must be appropriate for all persons who have access to or are likely to access the Content in question.

4.2    Content must not depict violence.

4.3    Content must not be pornographic or sexually explicit.

5.       Negligent advice

5.1    Content must not consist of or contain any advice, instructions or other information that may be acted upon and could, if acted upon, cause death, illness or personal injury, damage to property, or any other loss or damage.

6.       Etiquette

6.1    Content must be appropriate, civil and tasteful, and accord with generally accepted standards of etiquette and behaviour on the internet.

6.2    Content must not be offensive, deceptive, threatening, abusive, harassing, menacing, hateful, discriminatory or inflammatory.

6.3    Content must not be liable to cause annoyance, inconvenience or needless anxiety.

6.4    You must not use the Services to send any hostile communication, or any communication intended to insult, including such communications directed at a particular person or group of people.

6.5    You must not use the Services for the purpose of deliberately upsetting or offending others.

6.6    You must not unnecessarily flood the Services with material relating to a particular subject or subject area, whether alone or in conjunction with others.

6.7    You must at all times be courteous and polite to other users of the Services.

7.       Marketing and spam

7.1    Content must not constitute or contain spam, and you must not use the Services to store or transmit spam - which for these purposes shall include all unlawful marketing communications and unsolicited commercial communications.

7.2    You must not use the Services in any way which is liable to result in the blacklisting of any of our IP addresses.

8.       Regulated businesses

8.1    You must not use the Services for any purpose other than for its intended purpose as described in Section 3 ‘Specification of the Hosted Services’ of the Services Order Form without the written permission of the Provider.

9.       Monitoring

9.1    You acknowledge that we do not actively monitor the Content or the use of the Services. Provider reserves the right to investigate any suspicious activity concerning the use of the Services.

10.    Data mining

10.1  You must not conduct any systematic or automated data scraping, data mining, data extraction or data harvesting, or other systematic or automated data collection activity, by means of or in relation to the Services.

11.    Hyperlinks

11.1  You must not link to any material using or by means of the Services that would, if it were made available through the Services, breach the provisions of this Policy.

12.    Harmful software

12.1  The Content must not contain or consist of, and you must not promote, distribute or execute by means of the Services, any viruses, worms, spyware, adware or other harmful or malicious software, programs, routines, applications or technologies.

12.2  The Content must not contain or consist of, and you must not promote, distribute or execute by means of the Services, any software, programs, routines, applications or technologies that will or may have a material negative effect upon the performance of a computer or introduce material security risks to a computer.

Schedule 2 (Availability SLA)

1.       Introduction to availability SLA

1.1    This Schedule 2 sets out the Provider's availability commitments relating to the Hosted Services.

1.2    In this Schedule 2, "uptime" means the percentage of time during a given period when the Hosted Services are available at the gateway between public internet and the network of the hosting services provider for the Hosted Services.

2.       Availability

2.1    The Provider shall use reasonable endeavours to ensure that the uptime for the Hosted Services is at least 99% (ninety-nine) during each calendar month.

2.2    The Provider shall be responsible for measuring uptime, and shall do so using the following methodology: (the number of hours in a calendar month – number of hours of downtime in that calendar month) / (the number of hours in a calendar month)  

2.3    Customer may request monthly uptime reports from the Provider.

3.       Service credits

3.1    In respect of each calendar month during which the Hosted Services uptime is less than the commitment specified in Section 2.1, the Customer shall earn service credits in accordance with the provisions of this Section 3.

3.2    The service credits earned by the Customer shall be as follows. The service credit for a calendar month will be proportional to the downtime that exceeds the maximum downtime allowed for by uptime percentage in Section 2.1. For example, in a calendar month with 30 days a 99% uptime results in 712.8 hours of uptime and a downtime of 7.2 hours. If the actual downtime is 15 hours, the excess downtime of 7.8 hours (15 –7.2 hours) would result in a 1.094% (7.8 hrs / 712.8 hrs * 100%) service credit off the service fee of that calendar month, or average monthly fee in the case of an annual fee.

3.3    The Provider shall deduct an amount equal to the service credits percentage due to the Customer under this Section 3 from amounts invoiced in respect of the Charges for the Hosted Services that are subject to service credits. All remaining service credits shall be deducted from each invoice issued following the reporting of the relevant failure to meet the uptime commitment, until such time as the service credits are exhausted.

3.4    Service credits shall be the sole remedy of the Customer in relation to any failure by the Provider to meet the uptime guarantee in Section 2.1, except where the failure amounts to a material breach of the Agreement.

3.5    Upon the termination of the Agreement, the Customer's entitlement to service credits shall immediately cease, save that service credits earned by the Customer shall be offset against any amounts invoiced by the Provider in respect of Hosted Services following such termination.

4.       Exceptions

4.1    Downtime caused directly or indirectly by any of the following shall not be considered when calculating whether the Provider has met the uptime guarantee given in Section 2.1:

(a)    a Force Majeure Event;

(b)    a fault or failure of the internet or any public telecommunications network;

(c)    a fault or failure of the Provider's hosting infrastructure services provider, unless such fault or failure constitutes an actionable breach of the contract between the Provider and that company;

(d)    a fault or failure of the Customer's computer systems or networks;

(e)    any breach by the Customer of the Agreement; or

(f)    scheduled maintenance carried out in accordance with the Agreement.

 

 

Schedule 3 (Support SLA)

1.       Introduction

1.1    This Schedule 3 sets out the service levels applicable to the Support Services.

2.       Helpdesk

2.1    The Provider shall make available to the Customer a helpdesk.

2.2    The Customer may use the helpdesk for the purposes of requesting and, where applicable, receiving the Support Services; and the Customer must not use the helpdesk for any other purpose.

2.3    The Provider shall ensure that the helpdesk is accessible via the contact details given below:

support.visual.assistance@froxx-industries.com

2.4    The Provider shall ensure that the helpdesk is operational and adequately staffed during Business Hours during the Term.

2.5    The Customer shall ensure that all requests for Support Services that it may make from time to time shall be made through the helpdesk.

3.       Response and resolution

3.1    Issues raised by Customer through the Support Services shall be categorised as listed in Table 1 in Clause 3.3. Customer shall provide

3.2    The Provider shall determine, acting reasonably, into which severity category an issue falls.

3.3    The Provider shall use reasonable endeavours to respond to requests for Support Services promptly, and in any case in accordance with the time periods given in Table 1. Time periods will start from the receipt of the request and /or issue description and supporting material from Customer and understanding of the Support Services request by Provider.

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Table 1: Support types, categories and time periods

3.3   The Provider shall use reasonable endeavours to respond to requests for Support Services promptly, and in any case in accordance with the time periods given in Table 1. Time periods will start from the receipt of the request and /or issue description and supporting material from Customer and understanding of the Support Services request by Provider.

3.4    The Provider shall ensure that its response to a request for Support Services shall include the following information (to the extent such information is relevant to the request): an acknowledgement of receipt of the request, where practicable an initial diagnosis in relation to any reported error, and an anticipated timetable for action in relation to the request.

3.5    The Provider shall use reasonable endeavours to resolve issues raised through the Support Services promptly, and in any case in accordance with the following time periods stated in Table 1.

4.       Provision of Support Services

4.1    The Support Services shall be provided remotely, save to the extent that the parties agree otherwise in writing.

5.       Limitations on Support Services

5.1    The Provider shall have no obligation to provide Support Services in respect of any issue caused by:

(a)    the improper use of the Hosted Services by the Customer; or

(b)    any alteration to the Hosted Services software made without the prior consent of the Provider.

 

 

Schedule 4 (Data processing information)

1.       Categories of data subject

The individual customers and personnel of the Customer.

2.       Types of Personal Data

Names, email addresses and telephone numbers, and in the case of Customer’s customers building addresses for site visits.

3.       Purposes of processing

  • To register and grant access to named Customer personnel who will be using and managing the Visual Assistance service

  • To log names, contact details and support requests of Customer’s customers in the Visual Assistance ticketing system who are requesting support

  • To restore Customer Data and Personal Data from backups

4.       Security measures for Personal Data

All Customer Data and Personal Data are stored in a secured cloud environment from a leading Cloud provider (Microsoft Azure) in a data centre in the European Economic Area (EEA). The cloud environment is protected by multiple security layers (e.g., data encryption, network security, access management, threat protection). More generally, the Visual Assistance platform design adheres to industry best-practice security guidelines).

5.       Sub-processors of Personal Data

System maintenance, including problem fixing, and development of the Visual Assistance platform is performed by a trusted third party in Brazil who are contractually, fully GDPR compliant. The third party will only access Customer Data or Personal Data remotely to restore data and resolve platform issues (debugging).